文/@dear–33

这是我的第二次返乡CAPE Meetup，虽然有第一次的经验，但并没有变得更轻松，因为一直对第一次的组织感到不太满意，因此这次花了更多时间和心力去筹备。这次CAPE Meetup相较第一次的改进梳理如下，希望可以给同样想做CAPE Meetup的童鞋提供借鉴和帮助：

 

策划和报名时间更长，有更充分的准备

第一次活动筹备仓促，整个时间大概10天，3天策划，7天筹备，直到活动前一天才把所有的流程敲定。第二次提前了17天，策划时间8天，报名期5天半，报名整理和通知天和临前筹备3天半。

策划阶段包括从发起团队的头脑风暴到完成活动发布文案，有比较宽裕的时间讨论和敲定主题和流程设计，然后可以根据主题和流程设计报名表，让报名环节的筛选和信息获取功能得到发挥。

活动6号进行，在2号中午就截止了报名，给活动临前筹备留了3天半的时间，因为这个阶段有很多琐事，包括统计报名、发出通知、物资采购、志愿者沟通等等，所以必须留足时间。去年是因为第一次做，刚开始没什么人报名，所以一直到了活动前一天才截止。而这次报名情况很理想，第二天有22个人，到第5天报名已经有45个人，虽然知道越到临近活动就会越多人报名，虽然自己也很好奇如果一直开放报名会达到多少人，哈哈，但还是及时刹车了，因为如果像去年那样无法及时通知，担心报名者的体验也会不大好。

整体的筹备都能按计划日程表完成，几乎没有偏差，是这次自己比较满意的地方。

 

征募活动工作人员，让活动更好地完成，也让更多人能参与进来

第一次活动有几个明显的问题，一是时间严重拖延，二是小组讨论没有记录，很多精彩内容得不到分享，三是有的组讨论比较散，所以这次我设了3种主要的工作角色：

1.小组协助者：在很多的小组讨论中，如果没有人有意识地引导，可能会出现讨论跑题，或强势者主导讨论，或无话可聊等情况，而其他参与者又不好干涉。所以个人觉得引导角色还是比较重要的。他的主要工作是引导小组讨论聚焦和深化；让每个人都有平等发言的机会；小组事务协助如物料分发等。

2.小组记录者：他们的记录分享者分享和小组交流的内容，并整理成电子版，方便活动后的分享和阅读

3.时间控制者：这次专门让一位志愿者负责盯时间和流程。计时者和主持人配合，灵活调整流程中的时间分配。

协助者的角色需要有一定亲和力和谈话引导技巧的人担任。这次主要是我们活动发起团队的人，或邀请自己认为合适的朋友来做。而我也很幸运这次得到了5位很好的引导者协助：Flora和大白和青睐都是不同领域的教育工作者，敏哥是HR，小鱼是心理医生。托他们的福，这次的小组讨论得到了很好的反响。

而记录者、计时者等组织人员的征募我放在了报名表中，记录者主要会选学生人群，因为他们对这个话题体会不如工作人士深，但他们的参与积极性也很高，聆听和记录对他们思考以后的选择也很有帮助。

既然征募了工作人员，对他们的沟通和工作说明就很重要。这次会前我开了一次碰头会，但是感觉大家对自己的工作还是有些模糊，所以活动当天我写了份比较详细的工作说明，人手一份。

反思了一下，我觉得关于志愿者的工作沟通和说明有以下要点：

1．一次碰头会还是需要的，让所有人知道活动目的和一些大概情况（如参与者总体情况）有助大家更好的展开工作，但为了提高沟通效率和效果，不需要所有人知道所有的信息，而是给到各工作板块专门的说明文档，让他们只专注于自己工作板块的目的和职责。

2．沟通会议的座位应该将属于同一板块的人安排在一起，这样沟通各板块工作时，可以通过看到所有相关人的表情来判断他们是否已经理解了工作内容

 

严格控制时间，让活动流程尽量紧凑

上次的活动延迟了半个小时才开始，活动流程不断拖延，成为心头之痛……所以这次最重视的组织工作之一就是时间控制和活动节奏。除了专门让工作人员盯时间。以下的几点对时间控制也有很好的帮助：

1．相比第一次比较远的地点，这次活动在市中心，地方好找，并有工作人员协助引路，所以降低了迟到率

2．在需要回复的到场确认邮件中，强调签到时间，并提醒报名者如果迟到名额将会被让出给空降兵。

3．活动前跟分享者强调分享时间需要控制在7分钟内。分享中主持人也很适时地提醒

4．有协助者在各个小组，可以以工作人员的立场来调停讨论，让活动流程继续下去

所以通过以上几种方式，这次活动基本能准时开始，并按预定流程顺利进行。

 

对报名者提前分组，让更适合的人发生更多交流和联系

活动人数多，而活动中个人交流范围是有限的，所以这次我综合了报名者的年龄、性别、工作、关注领域、经历、需求进行提前分组，一方面节省现场分组时间，另一方面让组内人员组成更合理和合适。另外，在这次活动中，从破冰开始，就带有团队PK的设计；而考虑到人认识和熟悉新的组员会花费时间，所以两轮的小组讨论组员没有变动。所以一场活动下来，有的小组甚至形成了很深的小组认同。很高兴看到这样的情景，因为我觉得，比起在一次活动中让大家认识很多人，让适合的人发生更多的交流和联系更重要。

 

待改善的地方：

下次我觉得还可以改进的是在联系和互动上，现场应该将联系和互动方式包括微信群图片、组织者微博微信、CAPE微博微信都展示出来，可以展现在现场物料上，或人手一份的文档中，或空闲的电脑屏幕上。如果能做到微博和微信直播，或者能做到一些跨区域联动的东西，就更好啦，嗯下次可以好好想想！

虽然这次CAPE Meetup只是个人基于兴趣发起的一次很小的活动，虽然现场15个工作人员是只用一天时间临时形成的团队，但大家的工作都很积极和到位。Cherry专门从梧州过来，活动前一天陪我准备物料到深夜；Swee和我一起熬夜讨论流程、PPT和主持；活动结束后，敏哥2个小时内就发来了活动小结；Flora和乱乱活动一结束就拎起行李去赶飞机赶火车，Flora在路上只睡3小时还一早回复活动小结；大白和雯雯6号一早从火车倒腾到大巴就为了赶上活动，7号又匆匆回贵港筹备他们自己的9号的CAPE Meetup，而在8号大白还准时交了总结过来。所有的总结、记录、备份表格、照片在活动后两天内大家全部都按时给到，这是这次活动组织中最让我惊喜的事情。因为大家一起的努力，活动参与者除了分享嘉宾嘉嘉身体不适提前离开，大家都留到了最后，并在活动后一直热烈交流。

我想，这是我过的最开心的一次春节，谢谢你们：

共同发起人：Swee、青睐、Flora、Tracy

现场工作人员：

Therry 签到/分享

James 签到

Sophie/王翔 摄影师

Swee 主持

王敏 2组小组协助/小组服务

Flora 5组小组协助/小组服务

青睐 1组小组协助/小组服务

大白 3组小组协助/小组服务

鱼鱼 4组小组协助/小组服务

超人 小组记录

陆璐 嘉嘉分享记录/小组记录

甘秋紫 Jerry分享记录/小组记录

杨淑雯 Cherry分享记录/小组记录

乱乱 史欣玉分享记录/小组记录

陈7妹 活动时间控制