文/李思萱

 内蒙古的第一次Meetup终于结束了！寒假总共三个星期，我就基本上全都奉献出来了……但是绝对很值得，在这个过程中作为发起人的我得到了更多的启发和收获也说不准。在激战这么久之后，把经验拿出来大家一起分享一下，祝后人不必熬太多夜。

 

具体步骤小结

前期与CAPE的沟通

首先有这个想法是在期末考试周，为了能够赶着假期做出来就立马联系了CAPE的小伙伴。我的前期文案准备大概用了五天，首先在我自己的人人主页发出了关于召集Meetup初衷的文章 ，这篇文章的号召力比较强大，作为内蒙古第一次举办这样的活动，需要有一个东西让大家有共鸣，大概了解我们将要办的活动是干什么的。这样就吸引了很多有相同目的和共鸣的小伙伴的关注，之后的第二天就发了CAPE的宣传、报名链接，达到的效果也比较好。

关于报名表

报名表的存在是十分必要的，召集人可以通过报名表来把握参与者的结构构成，并据此在活动开始前调整要进行的环节及要分享的内容。为了达到这样的目的，报名表的设计也是十分重要的，基本信息就不必说了，一定要有。其次，询问大家对活动中主要内容的看法也十分必要，这样可以确定讨论的主要方向，也可以据此进行分组。最后，报名表在活动结束后产生的后续具体活动中也可以为召集人提供重要信息。

报名→活动开始

呼和浩特的宣传真的没怎么费心，主要功臣就是上面提到的那篇文章，在人人网上被转载近两百次，有两千五百多人浏览，一传十十传百就有很多人知道了活动。同时也感谢小董同志的给力QQ空间炸弹，把在人人、微博上的信息推到了在呼和浩特受众更多的QQ平台～所以大家还是要结合当地情况来完成宣传工作。

筛选完报名表，发完邀请函后请一一确认能否到场，这样才能确保活动质量。另外我们给那些因为种种原因没能邀请到的朋友也都发了感谢信，这一次场地只能容纳四十人着实是一件憾事。

Tips：

1、我觉得比较重要的是在邀请函中把活动时间标定提前大概十五分钟，如果是二三四线城市的话大家守时观念还不是很强，而且也有可能是场地不太熟悉的原因，我们因为有很多朋友迟到延迟了十五分钟。

2、下一次准备活动的话我会倾向于提前至少两天关闭报名通道。因为是第一次做活动，很担心没有足够的人，而且确实越是临近活动开始时间，越是会有更多人报名。但是很大的一个弊端就是统计大家的资料和最后的突击准备时间被大大压缩，只能赶夜车了……

3、活动前根据参与者的构成调整活动内容，并整理好活动流程发给大家，有助于提前对讨论话题的理解和准备。

最后的突击！

能够在家里自己准备好的东西一定要提前准备，否则的话在现场不可能做得很细致。我在活动前一天晚上做卡片一直做到凌晨一点。

如果不是自己的场地，一定要和场地管理人员提前至少两小时准备，尤其是多媒体设备一定要提前检查、试用！我们在开始的时候话筒就废掉了……

为了体现人人参与的宗旨，也为了四十个人可以相互认识，我做了每个人的姓名牌，在签到的时候贴在胸前。另外为了防止有几个小伙伴结队过来，在活动的时候只和自己人交流，我们在座位上标上了数字，入场签到时会抽签，抽到几号就坐在几号位置（可是这项因为时间问题没有实现）。

 

活动进行时

1、注意时间把控！如果某几个项目超时的话可以考虑删减掉后面的，这样可以确保质量。尤其是有分享人的话，请提前沟通好分享时间，千万不要啰嗦。我们的活动几乎从第一项开始超时，最后留给大家头脑风暴和自由分享的时间就很少。

2、图片、视频的插入会更引人入胜一些，PPT建议简洁就好。呼和浩特场首先放映了MaD2012年开幕式的影像资料和TED《地方全球化，全球地方化》，比较切合主题，也利于之后交流的展开。

3、还是希望能够更多地把时间交给所有的参与者，鼓励大家进项交流。这一点在我们的活动反馈里也是大家提到比较多的。这次活动我最大的遗憾就是没能留出更多的时间给大家来交流。可以考虑分享者在10min内完成分享，后续的信息以问答的方式来传达。

 

After Meetup

一般来讲活动结束后会有很多意犹未尽的小伙伴，呼和浩特场除了在活动结束后大家进行“站谈”，最后还有十多个小伙伴们一起共进晚餐，接下来要办活动的亲也可以考虑一下~

后期维护工作

之前有小伙伴做了活动反馈问卷，我自己用了之后也觉得很有必要。如在问题中提出对未来活动的期望、衍生项目的建议之类的，都很有帮助。

我们在活动结束后建立了QQ群、微信群、Colorwork团队，因为有后续的的IMYC项目，所以平台比较多，而且之后也会建立公众账号来进行分享。这些平台的维护可以根据参与者的构成来提供相应的实用资讯，可以维护平台热度。

召集人杂事二三

做活动之外，对召集人来讲其实是会有很大启发的，而其中的心路历程于我更是尤为珍贵的。做活动期间我一直不断提醒自己“勿忘初心”，不断地问自己：“我最初的目的是什么”？“我想要达到的效果是什么”？“我一开始那种忐忑不安的心情是怎样的”？由此我得到的答案是：“一是告诉本地青年外面的世界是怎么样的，二是鼓励更多走出去的青年做一些feedback”；“把改变的种子种下去，等它发芽开花”；“没有人来怎么办？这种事情根本没人关心怎么办？没有人和我一起做怎么办？”。当这些有了之后，我就做好了即便只有一个人来也会开心负责地给他“洗脑”的准备，也做好了这可能只是一次鸡血会，真正能够做出行动的人可能很少，但我也会坚持下去的准备。于是，当最终报名人数有59人时，我很开心；当有一些人在群里冷清的时候积极喊话的时候，我很开心；当我一个人深夜做着总结和整理的时候，我也很开心。当然，还有不要被冲昏头脑。当很多人觉得这个活动很好、很想参加、很关注你时，你要记得你是来干什么的。你是想要和大家分享、交流的，所以请不要把自己摆在一个太高的位置，人人参与、人人讨论，你没有必要很优秀、什么都通、什么都对，你要做的就是提供这样一个机会，和大家共同进步。

这次活动，憾事其实真的很多：时间把控、互动交流、小组讨论……都是需要改进和增加的，但还是感谢包容了这些瑕疵，积极参与的小伙伴们。也感谢南瓜丁的关注；牛牛、小沈同志、睿敏姐的分享；感谢二妈的场务安排，还有时光简影咖啡馆娜姐的尽心支持！

最后的最后送给接下来做活动的小伙伴们：“没有一点儿疯狂，生活就不值得过。听凭内心的呼声的引导吧，为什么要把我们的每一个行动像一块饼似的在理智的煎锅上翻来覆去地煎熬呢？”Just do it！

 

注：此文为CAPE Meetup「外面的世界和更多的路-我们能为内蒙古做些什么」主题活动小结，活动召集帖点击此处阅读。