文/@闪闪-Amie

1月19日南宁CAPE Meetup算是告一段落，前后占据了我近三周的时间——文案发出前筹备一周，文案发出后报名审核和参与者沟通一周，活动结束后的整理维护一周。虽有坎坷，亦惊喜无限。现把整个过程梳理如下，以做参考：

 

（一）第一周：确定主题、现场活动形式

我们三个发起人是高中校友，现在在三个不同的城市求学，钟爱各种青年交流活动，恰逢寒假返乡，便想把我们喜欢的活动形式在本地玩玩，也吸引更多志同道合的伙伴。

刚开始我们期待参与者分享自己有意思的经历，后来觉得更精彩生动的经历在网上多得是，还是分享干货吧。形式借鉴早起鸟儿晨间学习会，人人都是分享者。宣传文案则参考了无数meetup的召集帖、果壳的万有青年烩等文案，憋了两天终于敲定《【CAPE Meetup|南宁】1.19 Digging knowledge, meeting minds—“美式”知识聚餐》

Tips：

发起阶段，联合发起人之间通气很重要，要确认大家对想做出来的东西达到的效果理解一致，这样才方便后续协同。

 

（二）第二周：多渠道扩散召集帖，及时和参与者沟通

这次活动召集帖的扩散除了CAPE的各推广渠道，我们还通过讲座控的各平台已经我们个人的微博、人人、QQ空间、微信朋友圈等平台扩散，并且每天不同角度更新转发。尤其在微博的宣传，我们艾特了活动场地城市书房所在的南宁二中的校长，他的转发，极大地推进了活动的曝光和转发。

活动的帖子周六下午在微信平台正式发布，我们周一就开始收到参与者发来的PPT。此后我们每晚都查看报名后台，及时跟报名者联系，确认他们的分享主题、方向，跟进PPT；并及时更新当日确认通过的分享话题。

最后总共收到了26分报名表，但现场时间只有3小时，从话题多样性和分享质量考虑，确定了15个分享主题。

周六早上统一发送了包含参与者信息的活动确认邮件，鼓励大家提前勾搭。周日中午建了微信组，本来是美式知识“聚餐”，但大家纷纷表示自己还带好吃的过来分享，让人对下午的活动更加期待🙂

整体感觉用meetup发起分享活动，可以短时间聚集大量分享者，在找人方面投入的成本较低；但因为分享者众多，前期沟通成本则相当大。要督促20多份PPT的收集，及时查看并提修改建议以保证分享质量。

Tips：

1、分享型活动的宣传帖，一开始就先把已约到的分享者的内容放上去，并及时更新——利于吸引更多感兴趣的人，也给潜在的分享者一定的分享导向。

2、活动宣传帖的首发微博，一般要包括时间、地点、主题，期待的人等，并用“#CAPE Meetup#”“【主题】”突出重点。在微博微信的转发时，从不同的侧面抛出该活动的亮点，不要只是单纯分享/转发。如：

nanning1

3、找一些影响力较大的人转发，事半功倍。

4、给大家的确认邮件不要漏掉这句“在活动过程中你有任何的收获或启发，欢迎发布微博加标签#CAPE Meetup#同时艾特@CAPEChina。这样你将连接到更多可能。”让大家知道自己微博的内容如何传播，也方便主办方收集整理后续反馈。

5、参与者的信息用在线电子表格(常用的有google drives或skydrive）呈现，主办方和参与者都可以及时修改，大家随时点卡看到的都是最新的，但要注意权限设置。

6、向讲者收集分享内容时连同最想传达出去的方法或者讲演内容框架及时间分配一并收集，以便场控及后期整理。

 

（三）现场：7分钟一个新世界，加强点和点之间的联结

进场

签到、交钱、领材料（大厨&菜单*1、胸签*1、小卡片*15)

现场分享环节：

14:30~15:30 第一场分享（1~5号分享者）+茶歇

15:30~16:30 第二场分享（6~11号分享者）+茶歇

16:30~17:15 第三场分享（12~16号分享者）

每位分享者只有7分钟的分享时间，工作人员计时并在还剩1分钟的时候提醒。

小卡片用于写想对分享者说的任何的话，可以是对TA演讲的建议，分享内容的收获、疑问、感谢等等，在茶歇的时候交给对方。

南宁2

现场准备了水果、零食、茶水，氛围轻松。

Tips:

1、有活动特色的小卡片是加强点对点沟通的很好方式——建立个人连接；信息损失量小

2、安排专门的计时员，找数字大些的计时器，并和讲者沟通好如何提醒时间

3、座位的布置应尽量接近分享者，可以让气氛更热闹

4、别忘了拍集体照

 

（四）第三周：建立线上社区，资料共享，引导分享，整理总结

活动结束后我们选择colorwork建立了线上社区，把当日用的资料都共享上去，大家用自己的邮箱登陆即可。

在后期邮件中除了表达对大家后续故事的期待，还把收集来的大家想做的事、寻找的资源，比如召集德语、博弈论的学习伙伴、寻适合做厨pa的场地等，汇总成召集帖附于邮件末尾，方便勾搭。

因为现场知识容量较大，后期回顾文案在多位小伙伴的帮忙下才最终完成，见《【南宁播报】1.19 美式知识“聚餐”回顾》。

Tips:

1、一场活动一般都有可以参与者共享的资料，比如现场PPT等，建立线上社区，除了方便资料共享，也方便大家互动勾搭。如果有微信群后并不建议把QQ群作为资料共享的社区——已有微信群作为及时聊天的空间，再用QQ群易导致聊天内容分流。colorwork相当于一个轻便的BBS，大家都可以发消息形成帖子讨论.

2、后续邮件中还应提醒大家微博分享收获的方式——#话题#or@主办方

3、及时整理场记完善反馈文案，若需分享者补充，可以尽早把场记和修改模板发给对方，方便对方根据自己想传达的意思调整。

4、宣传、回顾、总结等文案中，可以拓展的尽量都加超链接，方便读者获取更多信息，也让文案更具传播价值。加超链接的一般有涉及到的人物的微博、blog，组织机构的微博、网站等。

 

这场活动的结束，也是自己长草了两年的心愿的达成——两年前的寒假，看到TEDxLG(广西柳州高中），萌生了以后也要在自己的高中组织一次有意思的交流活动的想法。恰逢南宁二中城市书房成立，自己也有了一定的活动组织经验的积累，小伙伴们也希望在自己的家乡遇到更多有意思的人和事，便促成了活动的成型。

第一次以CAPE Meetup的方式发起活动，且是在青年文化氛围并不十分浓郁的家乡南宁，回顾整个过程，惊喜远大于最初的忐忑。惊喜从召集帖发出的第二天就一直没断——随着报名表和讲演材料的收集，不断感慨南宁卧虎藏龙，有意思的小伙伴以及青年文化氛围比想象超出太多，活动当天切身感受活力向上的本地圈子，活动结束后整理现场材料发现了PPT母版的使用技巧及mindjet的强大，更欣喜的，是发现这次活动让自己变身一个更突出的点，更容易勾搭到更多的人也被更多人勾搭🙂

总之，喜欢就去做吧，在这条路上，惊喜总比困难多~

关于活动组织，任何建议意见或想法欢迎联系闪闪：Amie201133@gmail.com